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No sé en qué piense usted cuándo alguien dice que necesita, en la cocina, una espátula. El otro día me percaté que había llamado espátula a una pala de cocina. Si usted busca en internet “palas de cocina”, hallará imágenes —entro otras— de espátulas, aunque cualquiera con algún tiempo en la cocina, sabrá que una espátula no es lo mismo que una pala para cocinar. ¿O no? Ahora bien, suponga que usted pertenece al Estado y va a comprar un bien o servicio. ¿Cómo hará para identificar adecuadamente dicho bien o servicio y comprar, por ejemplo, una pala de cocina en lugar de una pala de jardinería o una para construcción? Adicional a la descripción precisa del bien o servicio, será conveniente disponer de un código de clasificación. Hay códigos de clasificación de muchos propósitos, incluyendo uno para bienes o servicios, que es lo que nos interesa: el UNSPSC “United Nations Standard Products and Services Code”, en español “Clasificador de Bienes y Servicios de UNSPSC”. El UNSPSC es una tabla compuesta de códigos y nombres, así, el primer código numérico es 10100000 y corresponde a “Animales vivos” (“Live animals”); si desea ver la tabla completa con la traducción al español, puede consultar en Colombia Compra Eficiente el UNSPSC Codeset Spanish Translation UNSPSC v14_0801. Si usted va a comprar algo en el Estado Colombiano, debe utilizar el UNSPSC y puede usar más de un código por contrato.

“A través del Clasificador de Bienes y Servicios de UNSPSC (The United Nations Standard Products and Services Code), usted podrá consultar el código del bien o servicio que como proponente ofrecerá a las entidades del Estado en procesos de compra y contratación pública.” (Cámara de Comercio de Bogotá, en http://www.ccb.org.co/Inscripciones-y-renovaciones/Registro-Unico-de-Proponentes/Clasificador-de-bienes-y-servicios)

En el Estado, usted necesita el UNSPSC para su plan de adquisiciones.

“Artículo 2.2.1.1.1.4.1. Plan Anual de Adquisiciones. Las Entidades Estatales deben elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año. En el Plan Anual de Adquisiciones, la Entidad Estatal debe señalar la necesidad y cuando conoce el bien, obra o servicio que satisface esa nece­sidad debe identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales la Entidad Estatal pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual la Entidad Estatal iniciará el Proceso de Contratación. Colombia Compra Eficiente establecerá los lineamientos y el formato que debe ser utilizado para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones.” (Decreto Unico Sectorial del Sector Administrativo de Planeación Nacional, Decreto 1082 de 2015)

El UNSPSC se encuentra reglamentado en el Decreto 1510 de 2013, incorporado en ese Decreto 1082 de 2015. Usted necesita trabajar ese código para insccribirse en el Registro Unico de Proponentes RUP, administrado por las cámaras de comercio del país (ver aquí el de Bogotá).

“Artículo 2.2.1.1.1.5.2, D. 1082/15. Información para inscripción, renovación o actualización. El interesado debe presentar a cualquier cámara de comercio del país una solicitud de registro, acompañada de la siguiente información. La cámara de comercio del domicilio del solicitante es la responsable de la inscripción, renovación o actualización correspondiente:

1.    Si es una persona natural:

1.1.   Bienes, obras y servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales, identificados con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel.

1.2.   Certificados de la experiencia en la provisión de los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales, los cuales deben ser expedidos por terceros que hayan recibido tales bienes, obras o servicios y deben corresponder a contratos ejecutados o copias de los contratos cuando el interesado no puede obtener tal certificado. El interesado debe indicar en cada certificado o en cada copia de los contratos, los bienes, obras y servicios a los cuales corresponde la experiencia que pretende acreditar, identificándolos con el Cla­sificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel.

1.3.   Si la persona está obligada a llevar contabilidad, copia de la información contable del último año exigida por las normas tributarias.

1.4.   Certificado expedido por la persona natural o su contador, relativa al tamaño empre­sarial de acuerdo con la definición legal y reglamentaria.

2.    Si es una persona jurídica:

2.1.   Bienes, obras y servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales, identificados con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel.

2.2.   Certificado expedido por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador, en el que conste que el interesado no es parte de un grupo empresarial, no ejerce control sobre otras sociedades y no hay situación de control sobre el interesado, en los términos del Código de Comercio. Si el grupo empresarial o la circunstancia de control existe, en el certificado debe constar la identificación de los miembros del grupo empresarial, la situación de control y los controlantes y controlados.

2.3.   Estados financieros de la sociedad y los estados financieros consolidados del grupo empresarial, cuando la norma aplicable lo exige, auditados con sus notas y los siguientes anexos, suscritos por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o suscritos por el representante legal y el auditor o contador si la persona jurídica no está obligada a tener revisor fiscal:

I. Principales cuentas detalladas del balance general.

II. Principales cuentas del estado de pérdidas y ganancias.

III. Cuentas contingentes deudoras y acreedoras.

Si el interesado no tiene antigüedad suficiente para tener estados financieros auditados a 31 de diciembre, debe inscribirse con estados financieros de corte trimestral, suscritos por el representante legal y el auditor o contador o estados financieros de apertura.

2.4.   Copia de los documentos adicionales exigidos por la Superintendencia de Sociedades respecto de las sociedades sometidas a su inspección, vigilancia o control.

2.5.   Certificados de la experiencia en la provisión de los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales, los cuales deben ser expedidos por terceros que hayan recibido tales bienes, obras o servicios y deben corresponder a contratos ejecutados o copias de los contratos cuando el interesado no puede obtener tal certificado. El interesado debe indicar en cada certificado o en cada copia de los contratos, los bienes, obras y servicios a los cuales corresponde la experiencia que pretende acreditar, identificándolos con el Clasi­ficador de Bienes y Servicios en el tercer nivel. Si la constitución del interesado es menor a tres (3) años, puede acreditar la experiencia de sus accionistas, socios o constituyentes.

2.6.   Certificado expedido por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador, relativa al tamaño empresarial de acuerdo con la definición legal y reglamentaria.

Las sucursales de sociedad extranjera deben presentar para registro la información contable y financiera de su casa matriz. Los estados financieros de las sociedades extranjeras deben ser presentados de conformidad con las normas aplicables en el país en el que son emitidos.

Los proponentes que terminan su año contable en una fecha distinta al 31 de diciembre, deben actualizar la información financiera en la fecha correspondiente; sin perjuicio de la obligación de renovar el RUP de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.5.1 del presente decreto.” (resalté)

En el lado estatal, todo pliego de condiciones debe incluir el UNSPSC:

“Artículo 2.2.1.1.2.1.3, D. 1082/15. Pliegos de condiciones. Los pliegos de condiciones deben contener por lo menos la siguiente información:

1.    La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del mismo.

(…)”

Lo mismo ocurre con los estudios previos:

“Artículo 2.2.1.2.1.5.1, , D. 1082/15. Estudios previos para la contratación de mínima cuantía. La Entidad Estatal debe elaborar unos estudios previos que deben contener lo siguiente:

1.    La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.

2.    La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios.

(…)”

También debe incluirse en compras directas a grandes superficies:

“Artículo 2.2.1.2.1.5.3, D. 1082/15. Adquisición en Grandes Superficies cuando se trate de mínima cuantía. Las Entidades Estatales deben aplicar las siguientes reglas para adquirir bienes hasta por el monto de su mínima cuantía en Grandes Superficies:

1.    La invitación debe estar dirigida a por lo menos dos (2) Grandes Superficies y debe contener: a) la descripción técnica, detallada y completa del bien, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios; b) la forma de pago; c) el lugar de entrega; d) el plazo para la entrega de la cotización que debe ser de un (1) día hábil; d) la forma y el lugar de presentación de la cotización, y e) la disponibilidad presupuestal.”

El UNSPSC se usa (según el servicio online de Colombia Compra Eficiente) identificando primero el grupo, luego el segmento, luego la familia, luego la clase y al final el producto (si es que está incluido). Imagine que necesita arena de sílice. El grupo es “B. Materias primas” (código 14101500), el segmento es “Material Mineral, Textil y  Vegetal y Animal No Comestible” (código 11000000),  la familia es “tierra y piedra” (código 11110000), la clase es “arena” (código 11110000) y el producto “arena de sílice” (código 11111701). Observe cómo se llega al código de producto, reemplazando ceros a la derecha:

11000000    Material Mineral, Textil y  Vegetal y Animal No Comestible

11110000    tierra y piedra

11111700    arena

11111701    arena de sílice

 

Para saber cómo se usa el UNSPSC lea la “Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, V.14.080”.

No sé si quiere hacer el ejercicio con palas para cocinar.