En materia de servicios de correo en la era electrónica, resulta necesario el examen del documento de la Unión Postal Universal titulado "CONECTAR EL SECTOR POSTAL DE HOY CON EL MUNDO DEL MAí‘ANA".
Con razón sostiene la UPU en el documento:
Se ha publicado la ley 1343 de 2009 "por medio de la cual se aprueba el «Tratado sobre el Derecho de Marcas» y su «Reglamento», adoptados el 27 de octubre de 1994" (DIARIO OFICIAL. Aí‘O CXLIV. N. 47427. 31, JULIO, 2009. PAG. 26).
Se ha publicado en el Diario Oficial la CIRCULAR EXTERNA NUMERO 037 DE 2008 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (Diario Oficial Año CXLIV No. 47.149, martes 21 de octubre de 2008) cuyo asunto es "Trámite Electrónico para la solicitud de determinación de Origen y Calificación de Producción Nacional – FORMA 02 y 02". En esa circular, de acuerdo con lo establecido en la Circular Externa 033 del 23 de septiembre de 2008, se expide el cronograma con el cual se hace obligatorio el trámite electrónico para la solicitud de determinación de origen y calificación de producción nacional -Formas 02 y 02-A-.
Este es un trámite relacionado con la Ventanilla de Comercio Exterior -VUCE-.
Se ha publicado en el Diario Oficial la RESOLUCION NUMERO 0990 DE 2008 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (Diario Oficial Año CXLIII No. 46.976, miércoles 30 de abril de 2008, página 13) «por la cual se reglamenta el Manejo, Uso y Registro de los elementos informáticos de propiedad del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y se establece la responsabilidad de los funcionarios del Ministerio frente al uso de los mismos». Esta resolución se ocupa de varios temas de actualidad en la gestión empresarial de recursos informáticos por parte de empleados de una entidad. Por ejemplo, en materia de software se indica:
«Artículo 4°. Utilizacion del software (bienes intangibles). Todos los funcionarios del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo deben utilizar el software, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
1. En todos los equipos del Ministerio de Comercio Industria y Turismo, debe estar instalado un tapiz que refleje la imagen institucional del Ministerio.
2. No se debe instalar ninguna clase de programa o software ejecutable bajado por Internet o conseguido por otros medios, sin el visto bueno de la Oficina de Sistemas de Información, quien verifica la necesidad de la instalación de este software para la funcionalidad en el trabajo del usuario, si el programa requiere o no licencias y si el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, las posee y están vigentes.
3. Todo software que se instale en los equipos del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo debe tener vigente la respectiva licencia o documento soporte respectivo que permita el uso en forma legal del mismo.
4. El Software que sea requerido por parte del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo debe estar debidamente justificado por el área usuaria del mismo, acorde con la tecnología instalada en toda la entidad y contar con el visto bueno, en lo referente a la parte técnica de la Oficina de Sistemas de Información del Ministerio, quien dejará el registro por una parte, en la hoja de control del software, indicando el equipo donde se instaló y por otra, en la hoja de vida del equipo donde fue instalado el software.
5. En los equipos del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo no deben estar instalados juegos.
6. Prohibir la reproducción del software licenciado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo sin previa autorización por parte de la Oficina de Sistemas de Información, quien lo hará únicamente con fines de mantener copias de seguridad.
7. Los funcionarios del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo a excepción de los autorizados por la Oficina de Sistemas de Información, no pueden realizar ningún tipo de cambio en las configuraciones del software instalado en los equipos de cómputo.
8. Los funcionarios del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, se hacen responsables
por el software instalado en el computador a su cargo que sea diferente al instalado por la Oficina de Sistemas de Información.9. Se restringe la instalación de software Misional, de gestión y de protección contra virus licenciado por el Ministerio de Comercio Industria y Turismo solamente a equipos de cómputo que sean de propiedad del Ministerio.»
Respecto del acceso a internet y uso del correo electrónico, se dice:
«Artículo 11. Uso de internet para la realización de las funciones asignadas. El internet y el correo electrónico institucional, son herramientas establecidas para la realización de las funciones a cargo de los funcionarios. Son herramientas de trabajo que buscan hacer más ágil y fácil la labor diaria. En consecuencia durante las horas laborables solo se deberá acceder a aquellos sitios requeridos para la buena realización de las labores institucionales.
Artículo 12. Monitoreo periódico. La Oficina de Sistemas de Información deberá realizar monitoreos a las conexiones a Internet y reportar a la Secretaría General los sitios visitados, de manera periódica».
Más adelante:
«Artículo 18. Uso de internet y del correo electrónico. El correo electrónico y el internet son considerados como herramientas esencialmente destinadas a las labores diarias, se asimilan en su uso al teléfono.
En tal sentido la instalación y utilización de la opción CHAT será implementada para el desarrollo de las labores a cargo de cada funcionario.»
Esta resolución no impide el uso de cuentas particulares de correo. En general, es contiene reglas plausibles de política de uso de recursos informáticos (listas, cadenas, circulares, comunicaciones entre dependencias, etc.).