El Consejo Superior de la Judicatura produjo el jueves 01 de marzo de 2007 la CIRCULAR CDJCIR07-1 cuyo asunto es "PROCEDIMIENTOS TECNICOS PARA EL USO DE CERTIFICADOS Y FIRMAS DIGITALES EN LA RAMA JUDICIAL", y está dirigida a (se cita) "Despachos del Equipo de Cambio Judicial del Proyecto de Mejoramiento en la Resolución de Conflictos Judiciales, en las ciudades de Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla y Bucaramanga". Esta circular desarrolla el Acuerdo No. PSAA06-3334 de 2006 «Por el cual se reglamentan la utilización de medios electrónicos e informáticos en el cumplimiento de las funciones de administración de justicia», expedido por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, en cuyo artículo TERCER se lee:
"ARTíCULO TERCERO, Acuerdo No. PSAA06-3334 de 2006 «“ GRADUALIDAD. Las previsiones de este Acuerdo, se aplicarán a los despachos que cuenten con la infraestructura tecnológica, iniciando en las ciudades de Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla y Bucaramanga en los Despachos del Equipo de Cambio Judicial del Proyecto de Mejoramiento en la Resolución de Conflictos Judiciales."
En el Acuerdo No. PSAA06-3334 de 2006 se incluyó la siguiente definición:
"ARTíCULO PRIMERO.- DEFINICIONES. Para efectos de aplicación del presente acuerdo se entenderá por:
a) Actos de Comunicación Procesal: Son todos aquellos actos o actividades de comunicación definidas en la ley, que ponen en conocimiento de las partes, terceros o de otras autoridades judiciales o administrativas, las providencias y órdenes del juez o del fiscal, relacionadas con el proceso, así como de éstos con aquellos;
(…)"
Se tienen en cuenta la ley 527 de 1999 "por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones" y el decreto 1747 del año siguiente "por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales".
Sobre la forma de aplicación del Acuerdo No. PSAA06-3334 de 2006 , se señala en allí:
"ARTíCULO SEGUNDO.- AMBITO DE APLICACIí“N. El presente Acuerdo se aplicará en lo pertinente, a los procedimientos civil, contencioso administrativo, laboral, penal y disciplinario, respecto de los actos de comunicación procesal, susceptibles de realizarse a través de mensajes de datos y método de firma electrónica, así como en lo relacionado con los documentos contenidos en medios electrónicos y su presentación, en los términos de los respectivos códigos de procedimiento.
ARTíCULO TERCERO – GRADUALIDAD. Las previsiones de este Acuerdo, se aplicarán a los despachos que cuenten con la infraestructura tecnológica, iniciando en las ciudades de Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla y Bucaramanga en los Despachos del Equipo de Cambio Judicial del Proyecto de Mejoramiento en la Resolución de Conflictos Judiciales."
En el acuerdo se recoje la equivalencia funcional:
"ARTíCULO QUINTO – EQUIVALENCIA FUNCIONAL. Los actos de comunicación procesal que se realicen por correo electrónico, así como los documentos que pueden ser presentados como mensajes de datos en los términos de la ley procesal, tendrán el mismo valor probatorio que la información que conste por escrito, siempre y cuando el firmante utilice una firma electrónica avalada por una entidad de certificación autorizada conforme a la ley y la información que contienen sea accesible para su posterior consulta."
Sin embargo, el Acuerdo desconoce el valor pleno de los mensajes de datos:
"ARTíCULO Sí‰PTIMO – Fí‰ PíšBLICA. El certificado que se utilice en un acto de comunicación procesal conforme a este acuerdo, no confiere la autenticidad o la fe pública que conforme a la ley procesal solo puede ser otorgada por los funcionarios públicos a los actos, documentos y certificaciones propias de su función. " (he resaltado)
La ley 527 de 1999 en cambio otorga pleno valor al mensaje de datos:
"Artículo 6º, L. 527/99. Escrito, Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito."
En cuanto a su aplicación según jurisdicciones, advierte el Acuerdo de 2006 que se comenta:
"ARTíCULO Dí‰CIMO Sí‰PTIMO – EN EL PROCEDIMIENTO CIVIL y CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO. El presente Acuerdo se aplicará en el procedimiento civil, en el procedimiento laboral, así como en el contencioso administrativo, a las comunicaciones que envíen los Despachos Judiciales; a las citaciones que para efectos de notificación personal, deban hacerse a los comerciantes inscritos en el registro mercantil y a las personas jurídicas de derecho privado domiciliadas en Colombia; a las notificaciones del auto admisorio de la demanda, que por aviso deba efectuarse a las personas jurídicas de derecho privado con domicilio en Colombia y a la presentación y recepción de memoriales.
ARTíCULO Dí‰CIMO OCTAVO. EN EL PROCEDIMIENTO PENAL. El presente Acuerdo se aplicará en el nuevo proceso penal, tratándose de las notificaciones que deban surtirse mediante correo electrónico; de las citaciones que deban surtirse en los términos de los artículos 171 y 172 de la Ley 906 de 2004.
ARTíCULO Dí‰CIMO NOVENO – EN EL PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO. El presente Acuerdo se aplicará en el procedimiento disciplinario, en materia de las notificaciones que pueden surtirse a través de medios electrónicos, tal como se encuentran reguladas en su artículo 10 y en el artículo 102 de la Ley 734 de 2002."
En el procedimiento disciplinario, debe advertirse que solamete puede operar notificación por correo electrónico si el disciplinado o su defensor consienten:
"Artículo 102, L. 734/02 Código íšnico Disciplinario. Notificación por medios de comunicación electrónicos. Las decisiones que deban notificarse personalmente podrán ser enviadas al número de fax o a la dirección de correo electrónico del investigado o de su defensor, si previamente y por escrito, hubieren aceptado ser notificados de esta manera. La notificación se entenderá surtida en la fecha que aparezca en el reporte del fax o en que el correo electrónico sea enviado. La respectiva constancia será anexada al expediente."
No es claro porqué el Acuerdo se refiere al art. 10 L. 734, cuyo texto es el siguiente:
"Artículo 10. Gratuidad de la actuación disciplinaria. Ninguna actuación procesal causará erogación a quien intervenga en el proceso, salvo el costo de las copias solicitadas por los sujetos procesales."
En el Código de Procedimiento Civil se lee:
"ARTíCULO 315, C. de P.C.. PRíCTICA DE LA NOTIFICACION PERSONAL. Modif. art. 29 L. 794/2003. Para la práctica de la notificación personal se procederá así:
(…)
PARíGRAFO. Para efectos de las notificaciones personales, los comerciantes inscritos en el registro mercantil y las personas jurídicas de derecho privado domiciliadas en Colombia, deberán registrar en la Cámara de Comercio o en la oficina de registro correspondiente del lugar donde funcione su sede principal, sucursal o agencia, la dirección donde recibirán notificaciones judiciales. Con el mismo propósito deberán registrar, además, una dirección electrónica si se registran varias direcciones, el trámite de la notificación podrá surtirse en cualquiera de ellas."
"ARTíCULO 320, C. de P.C.. NOTIFICACIí“N POR AVISO. Modif. art. 32 L. 794/2003. Cuando no se pueda hacer la notificación personal al demandado del auto admisorio de la demanda o del mandamiento de pago, o la del auto que ordena citar a un tercero, o la de cualquiera otra providencia que se deba realizar personalmente, se hará por medio de aviso que deberá expresar su fecha y la de la providencia que se notifica, el juzgado que conoce del proceso, su naturaleza, el nombre de las partes y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino. Cuando deba surtirse un traslado con entrega de copias, el notificado podrá retirarlas de la secretaría dentro de los tres días siguientes, vencidos los cuales comenzará a correr el término respectivo.
(…)
En el caso de las personas jurídicas de derecho privado con domicilio en Colombia, el aviso podrá remitirse a la dirección electrónica registrada según el parágrafo único del artículo 315, siempre que la parte interesada suministre la demanda en medio magnético. En este último evento en el aviso se deberá fijar la firma digital del secretario y se remitirá acompañado de los documentos a que se refiere el inciso tercero de este artículo, caso en el cual se presumirá que el destinatario ha recibido el aviso y sus anexos cuando el iniciador recepcione acuse de recibo. El secretario hará constar este hecho en el expediente y adjuntará una impresión del mensaje de datos. Así mismo, conservará un archivo impreso de los avisos enviados por esta vía, hasta la terminación del proceso.
PARíGRAFO PRIMERO. El Consejo Superior de la Judicatura implementará la creación de las firmas digitales certificadas, dentro del año siguiente a la promulgación de esta ley.
(…)"
"ARTíCULO 681. EMBARGOS. Modif. art. 67 L. 794/2003. Para efectuar los embargos se procederá así:
(…)
PARíGRAFO. En todos los casos en que se utilicen mensajes electrónicos, los emisores dejarán constancia de su envío y los destinatarios, sean oficinas públicas o particulares, tendrán el deber de revisarlos diariamente y tramitarlos de manera inmediata."
Entonces, en el procedimiento civil, en el procedimiento laboral, así como en el contencioso administrativo, el Acuerdo del 2006 se aplica:
1. a las comunicaciones que envíen los Despachos Judiciales;
2. a las citaciones que para efectos de notificación personal, deban hacerse a los comerciantes inscritos en el registro mercantil, y a las personas jurídicas de derecho privado domiciliadas en Colombia;
3. a las notificaciones del auto admisorio de la demanda, que por aviso deba efectuarse a las personas jurídicas de derecho privado con domicilio
en Colombia y
4. a la presentación y recepción de memoriales.
