La etiqueta en el correo electrónico
Pocas personas ponen atención a la etiqueta en los correos electrónicos, incurriendo en faltas que en ocasiones suponen infracción de leyes. Por ejemplo, en España por ley expresamente está prohibida la remisión de correo no solicitado, así:
"Artículo 21, Ley 34 de 2002. Prohibición de comunicaciones comerciales realizadas a través de correo electrónico o medios de comunicación electrónica equivalentes.
?Redacción según Ley 32/2003, de 3 de noviembre, General de Telecomunicaciones.
1. Queda prohibido el envío de comunicaciones publicitarias o promocionales por correo electrónico u otro medio de comunicación electrónica equivalente que previamente no hubieran sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios de las mismas.
(…)"
Sobre correo no solicitado existen incluso leyes completas, como la Ley 28493 peruana, modificada por la Ley 29246.
Más allá de aspectos como el anterior, es importante que personas que se consideran en la "era de la sociedad de información" se comporten siguiendo reglas de protocolo a la hora de usar el correo electrónico. Quizás pocos sepan que hace mucho tiempo una de las organizaciones que lideran la operación global de internet, la Internet Engineering Task Force (IETF), produjo un documento titulado "Netiquette Guidelines" ("Guía de la Netiqueta"), conocido técnicamente como RFC 1855, el cual contiene las reglas clásicas de etiqueta en internet, incluyendo el uso del correo electrónico (los documentos RFC son absolutamente claves en la operación de internet; por ejemplo, el RFC 1591 es la guía general para la operación de nombres de dominio, tal como puede leerse en mi artículo "Cómo funciona la administración de nombres de dominio"). Al RFC 1855 remite por ejemplo el RFC 2664 ’Respuestas a las Preguntas Usuales de los "Usuarios Principiantes de Internet"’.
Algunas de las normas de comportamiento que se sugieren son:
1. Haga las firmas de los correos electrónicos cortas.
2. No asuma que todo correo que recibe es válido.
3. Si el correo es importante, avise de su recepción, aunque conteste más tarde.
4. Tenga en cuenta el contexto. Su destinatario puede que no entienda el lenguaje que use.
5. El correo no solicitado en general es mal recibido.
6. No remita correos de gran tamaño. Considere otras alternativas si requiere archivos grandes.
7. No remite grandes cantidades de correo no solicitado.
8. Escriba en mayúsculas y minúsculas.
9. Introduzca una palabra de despedida.
10. Conozca lo mejor posible la audiencia de sus mensajes, si escribe a varias personas.
11. No asume que lo que dice alguien de una organización representa a la organización.
12. No remita correo suplantando la identidad de otros (como en el spoofing).
13. Ofrezca disculpas cuando expida un correo personal a un grupo o una lista.
14. Nunca responda a "material incendiario", es decir, correos con objeto de insultar, o cosas por el estilo.
En el RFC 1855 existen muchas normas de comportamiento que incluyen listas de correo y grupos de discusión. Vale la pena la lectura completa.
Desde luego, el RFC 1855 ha sido fuentes de modernas propuestas de etiqueta para uso del correo electrónico en todo el mundo. Al respecto, ver por ejemplo "Etiqueta mínima en el uso profesional del correo electrónico" en el site de la Cámara de Comercio de Valencia.
Para una aplicación informal del RFC 1855 en español leer por favor la nota "Normas Generales de Cortesía" en un web de apoyo de una asignatura en la Escuela Universitaria de Enfermería de La Paz. Madrid.