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En Colombia por desgracia es común la destrucción de archivos públicos por ataques de grupos al margen de la ley, asonadas o desastres naturales. ¿Qué debe hacer la administración ante tal situación, sobretodo sabiendo que los ciudadanos pueden depender de información que estaba allí para algún trámite?

Lo procedente es la reconstrucción del expediente según las reglas previstas en el Código de Procedimiento Civil, tal como reconoce la Sentencia T-256 de 2007 de la Corte Constitucional. En ella, se debate acción de tutela interpuesta por ciudadano que debe tramitar su pensión, pero no puede debido a que información crítica para la misma reposaba en el archivo de una alcaldía destruido en un ataque guerrillero.

Interpuesta la acción de tutela por violación del derecho de petición, la misma fue denegada con fundamento en una presunta justificación por parte de la Alcaldía, en el hecho de la destrucción de los archivos, de donde se deriva que nadie puede ser obligado a lo imposible.

Llegada la tutela para revisión, la Corte Constitucional la selecciona. En la sentencia se indica que hay prueba del ataque guerrillero, que fue como sigue, según una de las pruebas:

“…el día 15 de julio de 1997 se causaron daños a la Alcaldía de Beltrán, pues subversivos del frente 42 de la FARC-EP activaron un artefacto explosivo contra la alcaldía ocasionando daños a la infraestructura, archivos y elementos varios. Igualmente, el 20 de mayo de 1998 subversivos del frente 42 de la FARC-EP incursionaron en el municipio de Beltrán Cundinamarca suscitando daños al comando de la estación al igual que a la Alcaldía Municipal. Finalmente, se asevera que el 10 de diciembre de 1998 subversivos del frente 42 de la FARC-EP incursionaron en el municipio de Beltrán causando nuevamente daños al comando de la estación de policía al igual que a la alcaldía municipal…” (citado de la sentencia)

Sentencia T-048/07Al abordar el estudio del caso, se advierte:

“Es parte esencial de todo proceso o actuación administrativa la existencia de un expediente con base en el cual se pueda determinar lo necesario para proferir una decisión de fondo. Es posible que por circunstancias múltiples el expediente o parte del mismo llegue a extraviarse. Frente a tal inconveniente, la legislación ha establecido el proceso de reconstrucción de expediente, normado, en términos generales, en el Código de Procedimiento Civil, artículo 133.” (citado de la sentencia)

Luego la Corte Constitucional indica que esa regla, prevista para la jurisdicción civil, se aplique a las actuaciones administrativas, sobre lo cual existen precedentes (por ejemplo Sentencia No. T-600/95 o la Sentencia T-048/07, un caso similar). Visto que lo procedente es la reconstrucción de expedientes, la Corte se pronuncia de la siguiente manera ante la negativa de la Alcaldía de pronunciarse ante la falta de expediente a causa de un ataque guerrillero:

“Para la Sala esta respuesta es insuficiente, pues no resuelve de fondo y no satisface la solicitud del accionante, porque pese a que existe prueba de que las instalaciones donde funcionaba la Alcaldía Municipal de Beltrán fueron blanco en varias ocasiones de tomas guerrilleras en los años 1997 y 1998 (folio 17 y 18), y que como consecuencia de ellas se causaron daños y perdidas de archivos, la Alcaldía de Beltrán tenía el deber de reconstruir esos expedientes dado que en ellos reposaba información importante y detallada del historial laboral de cada una de las personas que trabajaron directa o indirectamente al servicio de la alcaldía.
 
Sobre el particular, respecto a lo afirmado por el Juzgado Promiscuo Municipal de Ambalema, en cuanto a que “ni el derecho de petición ni la acción de tutela tienen la virtualidad de obligar a las autoridades a lo imposible, como realmente es pedirle a la Alcaldesa de Beltrán que certifique sobre una situación administrativa sin tener los soportes suficientes por imposibilidad física ya que fueron destruidos por la acción de grupos guerrilleros”, la Sala debe recordar que cuando por circunstancias múltiples el expediente o parte del mismo llegue a extraviarse o a destruirse, la legislación ha establecido el proceso de reconstrucción de expediente, normado, en términos generales, en el Código de Procedimiento Civil, artículo 133.
 
En el caso que ocupa la atención de la Sala, los archivos que contenían la información laboral del actor no se encuentran porque al parecer fueron destruidos como resultado de las tomas guerrilleras, y aunque resulte lamentable esta situación, la Alcaldía Municipal debió reconstruir los expedientes que resultaron afectados por esta situación. No hacerlo, constituye una grave violación a los derechos de las personas que trabajaron al servicio de la administración municipal, pues casos como el presente se esta impidiendo el acceso a una futura pensión de vejez.
 
Ante tal escenario, es preciso recalcar lo dispuesto en las consideraciones precedentes de esta sentencia, y precisar que la reconstrucción de un expediente debe hacerse de manera ágil, pues de no ser así puede haber una posible afectación del derecho a la seguridad social en conexidad con el mínimo vital, toda vez que de esa información depende el reconocimiento y pago de la pensión de vejez.
 
Bajo este derrotero, si bien no le es dable al juez de tutela determinar en qué sentido se debe responder la petición que hasta el momento se ha elevado, para que pueda darse una respuesta efectiva debe existir un expediente con base en el cual se tomen las decisiones de fondo y de ese modo garantizar la efectiva protección del derecho de petición y del debido proceso, en el ámbito de la prontitud, que debe caracterizar a los procedimientos de índole administrativa.

Por las anteriores razones la Sala tutelará los derechos invocados por el accionante, para lo cual revocará el fallo de instancia que denegó la tutela del actor y en su lugar concederá el amparo a los derechos del señor Jenaro Guzman en los términos de esta sentencia para lo cual ordenará a la Alcaldía Municipal de Beltrán, que en el término de cuarenta y ocho (48) horas posteriores a la notificación de la presente sentencia inicie –según los parámetros señalados en la parte considerativa de la presente sentencia- la reconstrucción del expediente donde reposaba la información del señor Jenaro Guzman.  Así mismo, una vez reconstruido el expediente, proceda a resolver de fondo la petición presentada por el actor el 5 de mayo de 2006Por las anteriores razones la Sala tutelará los derechos invocados por el accionante, para lo cual revocará el fallo de instancia que denegó la tutela del actor y en su lugar concederá el amparo a los derechos del señor Jenaro Guzman en los términos de esta sentencia para lo cual ordenará a la Alcaldía Municipal de Beltrán, que en el término de cuarenta y ocho (48) horas posteriores a la notificación de la presente sentencia inicie –según los parámetros señalados en la parte considerativa de la presente sentencia- la reconstrucción del expediente donde reposaba la información del señor Jenaro Guzman.  Así mismo, una vez reconstruido el expediente, proceda a resolver de fondo la petición presentada por el actor el 5 de mayo de 2006”